¿Sabes qué notebook tiene cada persona de tu empresa?
En muchas empresas la respuesta está en una planilla que nadie actualiza desde la última contratación. Cuando alguien renuncia, no está claro qué equipo debe devolver. Cuando vence una licencia, se descubre porque el programa deja de funcionar.
Un software de inventario de TI ordena eso: registra cada equipo y cada licencia, a quién está asignado y cuándo vence. Esta guía explica qué registrar, qué opciones existen y cuándo conviene construir un módulo propio.
Qué es un inventario de TI
Es el registro de los activos tecnológicos de la empresa: hardware, software y servicios. No tiene que ver con la mercadería que vendes (para eso está el control de inventario de productos), sino con las herramientas que usa tu equipo para trabajar.
Qué registrar
Hardware
Notebooks, computadores, celulares, impresoras, servidores y redes. Marca, modelo, número de serie, fecha de compra, garantía y estado.
Software
Licencias, cantidad contratada vs. usada, en qué equipos está instalado, costo y fecha de renovación.
Servicios
Dominios, hosting, correo, suscripciones en la nube: quién es el administrador, a nombre de quién está y cuándo vence.
Para qué sirve en la práctica
- Asignaciones claras: cada equipo tiene un responsable, con acta de entrega y devolución.
- Ingresos y salidas de personal: lista de lo que se entrega al llegar y lo que se recupera al irse, incluidos los accesos a cuentas.
- Vencimientos sin sorpresas: alertas antes de que venza una licencia, una garantía o un dominio.
- Menos gasto en licencias: detectas las que pagas y nadie usa.
- Historial de mantenciones: qué falla tuvo cada equipo y cuándo conviene renovarlo.
- Seguridad: si se pierde un equipo, sabes qué información y accesos tenía. Más en seguridad digital para pymes.
Opciones disponibles
| Opción | Sirve para | Su límite |
|---|---|---|
| Planilla | Pocos equipos y una persona a cargo | Sin alertas ni historial confiable |
| Herramientas especializadas (por ejemplo GLPI o Snipe-IT, de código abierto) | Áreas de TI con muchos equipos; algunas detectan equipos en la red | Hay que instalarlas, configurarlas y mantenerlas; no conversan con tus otros sistemas |
| Módulo dentro de tu sistema interno | Empresas que ya tienen un sistema propio de personal u operaciones | Requiere desarrollo, aunque acotado |
Si tu área de TI es grande y necesita descubrimiento automático de equipos, una herramienta especializada suele ser la mejor opción. Si lo que necesitas es saber qué tiene cada persona y que el registro se actualice solo cuando alguien entra o sale de la empresa, un módulo conectado a tu sistema interno evita mantener dos registros de personal.
Ejemplo: así funcionaría como módulo interno
Ejemplo ilustrativo. La empresa y la situación son hipotéticas.
Una empresa con unas decenas de trabajadores ya usa un sistema interno para su personal. Se le suma un módulo de activos de TI:
- Ficha de cada equipo con código QR pegado al equipo; al escanearlo se ve su historial.
- Asignación al trabajador desde su ficha, con acta de entrega firmada en pantalla.
- Al registrar una salida de personal, el sistema genera la lista de equipos y accesos a recuperar.
- Alertas por correo 30 días antes de que venza una licencia, garantía o dominio.
Con Wolftech, un módulo así se trabaja con precio fijo y entregas cada dos semanas, y el código y los accesos quedan a nombre de la empresa una vez pagado, con su documentación.
Checklist para tu inventario de TI
- Cada equipo con identificador único (código o QR) y número de serie.
- Responsable asignado y fecha de entrega.
- Fechas de garantía, licencias y servicios con alerta previa.
- Licencias contratadas vs. instaladas.
- Historial de mantenciones y fallas.
- Procedimiento de entrega y devolución al ingresar o salir personal.
- Dominios, hosting y cuentas a nombre de la empresa, no de una persona.
- Exportación de datos en formatos abiertos.
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Arquitecto de soluciones · Socio fundador de Wolftech
14 de octubre de 2026
5 min de lectura