Un registro por cada montaje, con respaldo
En un taller mecánico, cada día se montan piezas: frenos, neumáticos, filtros y todo tipo de repuestos. Cada uno de esos trabajos tiene un cliente, un auto, una boleta o factura y un técnico que lo hizo. CrissCar necesitaba tener todo eso registrado en un solo lugar, ordenado y con respaldo.
Desarrollé para el taller una app web donde cada técnico carga sus montajes desde el celular y el administrador controla las cuentas, revisa todo, descarga Excel y guarda historiales que no se pueden alterar. En este artículo cuento cómo funciona y qué decisiones tomamos.
Dos tipos de usuario, cada uno con lo que necesita
Técnicos
- Registro con aprobación: se inscriben con nombre, correo y contraseña. La cuenta queda pendiente hasta que un administrador la activa, así nadie ajeno al taller puede entrar.
- Carga de cada montaje: nombre y apellido del cliente, RUT, fecha, número de boleta o factura, cantidad de montajes, patente del auto y foto de la boleta.
- Listado del equipo: ven los últimos registros y pueden abrir la foto de cada uno.
- Su cuenta: cambian su contraseña desde "Mi cuenta" o la recuperan por correo si la olvidan.
- Historial y Excel: pueden revisar el historial y descargar su Excel.
Administradores
Hacen todo lo que hace un técnico, y además:
- Activan o desactivan las cuentas de los técnicos.
- Ven todos los registros, con el total de montajes y el total de registros.
- Eliminan un registro, o todos con "Eliminar todo", siempre con confirmación.
- Descargan un Excel con todos los registros y el enlace a la foto de cada boleta.
- Guardan historiales y eliminan los que ya no necesitan, también con confirmación.
Detalles pensados para evitar errores
RUT y patente ordenados
Al guardar, la app da formato sola: aunque el técnico escriba sin puntos ni guiones, queda como 14.049.066-K y XA-ZD-12. Todos los registros quedan iguales y se pueden buscar sin problemas.
Foto de la boleta
Cada montaje queda respaldado por la imagen del documento, no solo por lo que se escribió. Si hay una duda, se abre la foto.
Aviso sobre los datos
Para guardar, el técnico debe marcar que informó al cliente sobre el uso de sus datos. Queda registrado en cada montaje, algo que pesa más con la Ley 21.719 de protección de datos personales.
Las acciones que no tienen vuelta atrás, como eliminar todos los registros o un historial, siempre piden confirmación. Y las cuentas nuevas no entran hasta que el administrador las aprueba.
Historiales que no se pueden alterar
La parte que más cuidamos fue el historial. Cuando el administrador guarda un historial, la app crea una copia de todos los registros de ese momento, con fecha y hora de Chile.
- Cada guardado es independiente y no cambia después, aunque se eliminen los registros originales.
- La lista va del guardado más reciente al más antiguo.
- Al abrir uno, sus registros aparecen ordenados igual que en el panel de administración.
- Cada guardado tiene su propio botón para descargar el Excel.
- Las fotos nunca se borran: aunque se elimine un registro, su boleta sigue visible en el historial donde quedó guardado.
Así el taller puede limpiar el panel cuando quiera, por ejemplo al cerrar un periodo, sin perder el respaldo de lo que ya se registró.
Qué puede tomar otro taller de este caso
No todos los talleres necesitan lo mismo, pero hay ideas que sirven para cualquiera que todavía registre sus trabajos en papel, en planillas o en fotos sueltas:
- Un solo lugar para todo: cada trabajo con cliente, auto, documento y técnico, en vez de datos repartidos.
- Respaldo con foto: la boleta o factura adjunta evita discusiones sobre qué se hizo y cuándo.
- Datos con el mismo formato: si el sistema ordena RUT y patentes, después se pueden buscar y cruzar.
- Cortes de periodo sin perder información: guardar historiales permite partir de cero sin borrar el respaldo.
- Excel cuando se necesite: para rendir cuentas, revisar o compartir con quien corresponda.
Si tu taller necesita además órdenes de trabajo, stock de repuestos o agenda, revisa nuestro software para talleres mecánicos. Una app como esta es un buen primer paso: resuelve un problema concreto y después se le pueden sumar módulos.
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