Orden de trabajo para taller mecánico: qué debe incluir

1. Recepción: cliente y vehículo

• Cliente: nombre, teléfono y, si pide factura, RUT y razón social.
• Vehículo: patente, marca, modelo, año y kilometraje al ingresar.
• Fecha y hora de ingreso, y quién lo recibió.
• Motivo de ingreso con las palabras del cliente: "suena al frenar" dice más que "revisión de frenos".

2. Estado del vehículo al llegar

Es la parte que más se salta y la que más problemas evita:

• Daños visibles: rayas, abolladuras o vidrios trizados, idealmente con fotos.
• Nivel de combustible y testigos encendidos en el tablero.
• Objetos que quedan en el auto y accesorios, como rueda de repuesto o gata.
• Firma o confirmación del cliente sobre ese estado.

3. Diagnóstico y presupuesto

• Diagnóstico técnico: qué se encontró y quién lo revisó.
• Presupuesto separado por ítem: cada repuesto con su precio y la mano de obra aparte.
• Aprobación del cliente por ítem, con fecha y forma de aprobación: firma, mensaje o llamada.
• Fecha estimada de entrega.

Separar la aprobación por ítem permite que el cliente diga "cambia las pastillas, pero los discos los veo el próximo mes", y que eso quede registrado.

4. Trabajo realizado

• Trabajos hechos y el mecánico a cargo de cada uno.
• Repuestos usados, con cantidad, para descontarlos del stock.
• Trabajos adicionales que aparecieron en el camino, con su nueva aprobación.
• Observaciones para la próxima visita, como "pastillas traseras al 30%".

5. Entrega y cierre

• Fecha de entrega y kilometraje de salida.
• Documento emitido: boleta o factura, con su número.
• Forma de pago y saldo, si quedó algo pendiente.
• Garantía del trabajo, si el taller la ofrece.

Cuándo el papel deja de alcanzar

Una orden de trabajo en papel funciona mientras el taller es chico. Empieza a fallar cuando:

• Buscas el historial de una patente y tienes que revisar carpetas o fotos en el celular.
• Los repuestos usados no se descuentan del stock y después no cuadra la bodega.
• El cliente aprueba por WhatsApp y esa aprobación no queda junto a la orden.
• No sabes cuántas órdenes están abiertas, atrasadas o listas para entregar.

Pasar la orden a un sistema no cambia los campos: cambia que quedan conectados. El historial queda asociado a la patente, los repuestos salen del stock y el presupuesto aprobado se transforma en el trabajo a realizar. Si quieres ver un ejemplo real, revisa cómo CrissCar registra cada montaje con su boleta.