Qué preguntar a una empresa de software antes de contratar

Por qué esta guía existe

Cada año, cientos de pymes chilenas contratan desarrollo de software o una web a medida y terminan con proyectos incompletos, sistemas que nadie entiende, proveedores que desaparecen o código que no pueden modificar porque "el desarrollador se fue y nadie sabe cómo funciona".

No siempre es mala fe. Muchas veces es falta de claridad desde el inicio: contratos vagos, expectativas no alineadas, compromisos verbales que nadie documentó. La buena noticia es que la mayoría de estos problemas se pueden evitar haciendo las preguntas correctas antes de firmar.

Esta guía es práctica y directa. No es teoría, es lo que deberías preguntar en cada reunión con un proveedor de software, y lo que sus respuestas te indican sobre su profesionalismo y confiabilidad.

Bloque 1: El código y la propiedad

¿A quién le pertenece el código una vez entregado el proyecto?

Esta es la pregunta más importante y la que más se omite. Hay proveedores que desarrollan sobre frameworks propietarios o que retienen la propiedad intelectual del código, lo que significa que si en el futuro quieres contratar a otra empresa para hacer cambios, no puedes, o debes pagar una licencia de uso.

La respuesta correcta es que el código desarrollado específicamente para tu proyecto es tuyo. Exige que esto esté explícito en el contrato. Si usan componentes de terceros (librerías de código abierto, por ejemplo), eso es normal y aceptable siempre que sean de libre uso comercial.

¿Me entregan el código fuente al finalizar?

Sorprendentemente, hay proveedores que entregan solo el sistema funcionando pero no el código fuente. Sin el código fuente, dependes 100% de ese proveedor para siempre. Cualquier cambio futuro, mejora, o migración a otro servidor requiere su intervención y su precio. Exige que la entrega del código fuente esté en el contrato.

¿Dónde estará alojado el sistema y qué pasa si dejo de pagar el hosting?

Algunos proveedores alojan el sistema en servidores propios y lo incluyen en un pago mensual. Si dejas de pagar, el acceso al sistema se corta. Esto no siempre es un problema, puede ser una opción válida, pero debes saberlo de antemano y evaluar si eso es lo que quieres. Alternativamente, puedes pedir que el sistema se instale en un servidor que controlas tú directamente.

Bloque 2: Garantías y soporte post-entrega

¿Qué garantía tienen los errores después de la entrega?

Todo software tiene bugs que solo se descubren en uso real. Un proveedor profesional ofrece un período de garantía (generalmente entre 30 y 90 días) durante el cual corrige errores sin costo adicional. Pregunta explícitamente: ¿qué cubre la garantía?, ¿qué tiempo tiene?, ¿cómo reporto un error?, ¿en cuánto tiempo responden?

Un proveedor que no tiene garantía definida o que dice "si algo falla te cotizamos" es una señal de alerta.

¿Quién mantiene el sistema después de la entrega?

Un sistema de software no es un producto estático. Las librerías se desactualizan, los servidores requieren mantenimiento, y el negocio siempre tiene nuevas necesidades. Pregunta si ofrecen un plan de mantenimiento, qué incluye y cuánto cuesta. También pregunta: ¿qué pasa si el desarrollador principal deja la empresa? ¿Hay documentación del sistema para que otro técnico pueda tomar el trabajo?

¿Cuál es el tiempo de respuesta ante una emergencia?

Imagina que tu sistema de ventas cae un lunes a las 9 de la mañana. ¿En cuánto tiempo el proveedor reacciona? ¿Tienen soporte en horario hábil chileno? ¿Hay algún canal de emergencia? No es paranoico preguntar esto, es gestión de riesgo básica.

Bloque 3: Tiempos y metodología

¿Cuál es el plazo real de entrega y cómo se gestiona?

Los plazos en desarrollo de software son notoriamente difíciles de cumplir, especialmente cuando los requerimientos no están bien definidos desde el inicio. Un buen proveedor te dará un plazo realista, no el que quieres escuchar, y te explicará cómo manejan los retrasos.

Además, pregunta si trabajan con entregas parciales (el sistema se va entregando por partes que puedes ir usando) o con una entrega final única. Las entregas parciales son generalmente preferibles porque te permiten validar en el camino y reducen el riesgo de una sorpresa al final.

¿Cómo gestionamos los cambios durante el proyecto?

Es casi inevitable que durante el desarrollo te des cuenta de algo que no habías considerado y quieras modificar o agregar algo. Un proveedor profesional tiene un proceso claro para gestionar esos cambios: documentarlos, evaluar el impacto en plazo y costo, y aprobarlos formalmente antes de ejecutarlos. Si no tienen ese proceso, los cambios pueden hacer que el proyecto se extienda indefinidamente sin control.

Bloque 4: Referencias y experiencia real

¿Puedo ver proyectos similares al mío que hayan hecho?

No es suficiente con ver un portafolio bonito. Pide ver proyectos del mismo tipo o industria que el tuyo. Si vas a contratar un sistema de gestión de inventarios, pide ver el sistema de inventarios que le hicieron a otro cliente, aunque sea una demo con datos ficticios. Un portafolio de webs corporativas no te dice nada sobre su capacidad para hacer un sistema de gestión.

¿Puedo hablar directamente con algún cliente anterior?

Esta pregunta es el filtro definitivo. Un proveedor confiable no tendrá problema en conectarte con uno o dos clientes anteriores para que les preguntes directamente cómo fue la experiencia. Si se incomodan o ponen excusas, es información valiosa.

Cuando hables con esos clientes, pregunta: ¿entregaron en el plazo acordado?, ¿el resultado final fue lo que esperaban?, ¿cómo fue el soporte post-entrega?, ¿volverían a contratar con ellos?

Checklist rápido para llevar a tu próxima reunión

• ✓ ¿El código desarrollado me pertenece a mí?
• ✓ ¿Me entregan el código fuente al finalizar?
• ✓ ¿El sistema tiene garantía post-entrega? ¿Cuántos días y qué cubre?
• ✓ ¿Quién hace el mantenimiento a largo plazo? ¿Hay plan de soporte?
• ✓ ¿Cuál es el tiempo de respuesta ante una emergencia?
• ✓ ¿El plazo de entrega es firme o estimado? ¿Qué pasa si se retrasa?
• ✓ ¿Cómo se gestionan los cambios durante el proyecto?
• ✓ ¿Tienen proyectos similares al mío que pueda ver?
• ✓ ¿Puedo hablar con un cliente anterior?
• ✓ ¿El contrato detalla todos estos puntos por escrito?

Si un proveedor responde con claridad y sin evasivas a todas estas preguntas, es una buena señal. Si se pone defensivo o vago en alguna de ellas, ya tienes información relevante para tu decisión.